TUTTO QUELLO CHE C’È DA SAPERE PER ORGANIZZARE UN EVENTO ED ORIENTARSI NEGLI ADEMPIMENTI NECESSARI
Premessa:
In primo luogo occorre distinguere tra :
Festa Privata: Una festa si può definire “privata” quando si tiene a titolo gratuito in un luogo privato (es. a casa di una persona fisica, nella sede di un’associazione, ecc.) e non vi è nessun tipo di pubblicità, compresi manifesti, biglietti o pubblicità su facebook e/o altri social.
Pertanto, per l'accesso a tali feste non può essere previsto il pagamento di un biglietto d'ingresso, né può essere prevista della pubblicità.
Evento Pubblico: In tutti gli altri casi si tratta di evento pubblico e quindi si dovrà procedere con tutti gli adempimenti del caso, compresa la regolarizzazione degli artisti che si esibiscono.
Domande comuni
“Ma se in un compleanno il festeggiato prenota una sala in un locale alla quale possono accedere solo gli invitati alla festa?”
Non è comunque festa privata perché, anche se ne viene riservata una porzione, si tratta comunque di locale pubblico. Quindi l’eventuale esibizione di un musicista, dj o altro tipo di artista, dev’essere regolarizzata perché si tratta di intrattenimento della clientela dell’attività di lucro ospitante (ovvero il locale).
“Ma se si tratta di un matrimonio in cui riservo tutto il ristorante?”
Il ristorante, anche se completamento riservato per il tuo evento, resta un locale pubblico quindi la festa non è da considerarsi “privata”.
Nel caso invece che la festa si tenga in un luogo privato ma venga pubblicizzata, l’evento si trasforma automaticamente in “pubblico” e, oltre alla regolarizzazione di quanti svolgano attività lavorativa, vi è l’obbligo che gli ambienti rispettino la normativa sanitaria e vi siano tutte le autorizzazioni correlate (Comune, Vigili del Fuoco, ASL, SIAE ecc.. )
Quando invece la festa è realmente privata (luogo privato e senza pubblicità alcuna) eventuali amici artisti che volessero esibirsi gratuitamente potrebbero farlo senza problemi e non è necessario richiedere alcuna autorizzazione, fermo restando che non si deve recare disturbo a persone terze (per esempio, ai vicini)
La Procedura per Organizzare un Evento Pubblico
Le iniziative o manifestazioni si possono definire, a seconda dei casi o modalità di svolgimento, come dei pubblici spettacoli o dei pubblici intrattenimenti.
- Con la denominazione di “pubblici spettacoli” si intendono, comunemente, tutte quelle azioni di persone, o di persone e cose insieme, che vengono fatte per divertire od allietare tutti coloro che vi assistono, senza però parteciparvi attivamente.
- I “trattenimenti pubblici” invece, possono essere identificati in tutte quelle riunioni di persone che sono organizzate a scopo di divertimento alle quali, di solito, partecipa attivamente il pubblico presente, come avviene, ad esempio, in una festa da ballo che si organizza in una piazza pubblica e, chi vi assiste, se vuole, può partecipare liberamente al ballo.
La distinzione alla quale si è accennato non ha, tuttavia importanza pratica, in quanto la legge considera sempre, alla stessa stregua, sia gli spettacoli che i trattenimenti pubblici.
Organizzare uno spettacolo od un trattenimento pubblico significa, in buona sostanza, organizzare ed offrire al pubblico un’occasione di divertimento e svago, a pagamento o gratuitamente.
Per organizzare una manifestazione pubblica, un evento, un concerto, è necessario affrontare un percorso burocratico ben delineato:
Perché l’evento sia predisposto secondo le regole vigenti:
Innanzitutto, è necessario interfacciarsi con il Comune ove si vuole organizzare l’evento.
L’accesso al Comune è lo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP); quindi, tutta la documentazione dovrà essere presentata, telematicamente, a questo ufficio.
E’ necessario fare immediatamente una distinzione tra
- eventi nei quali si dichiara la partecipazione di meno di 200 persone e che termineranno entro la mezzanotte della medesima giornata di inizio: in questo caso, l’organizzatore dovrà presentare al SUAP una semplice Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), e, da un punto di vista tecnico, sarà sufficiente una relazione tecnica di un professionista, che attesti le condizioni di sicurezza della manifestazione, e che il montaggio di tutti gli apparati verrà eseguito a regola d’arte;
- tutti gli altri eventi: nell’altro caso, invece, da un punto di vista amministrativo, sarà necessario ottenere dal Comune apposita autorizzazione per manifestazione di pubblico spettacolo, a norma dell’articolo 68, TULPS, e, da un punto di vista tecnico, sarà necessario, ai fini del rilascio dell’autorizzazione, richiedere la convocazione della Commissione di Vigilanza Comunale per i Pubblici Spettacoli e ottenere il suo parere favorevole, a norma dell’articolo 80, TULPS, e dell’articolo 141, regolamento TULPS.
Se la manifestazione si svolge su suolo pubblico, è necessario anche il pagamento del relativo canone di occupazione di suolo pubblico.
Da giugno 2017, l’organizzatore dell’evento deve confrontarsi anche con la famosa Circolare Gabrielli, in materia di Safety e Security: per cui, sarà necessario presentare al SUAP anche il piano di emergenza della manifestazione nel quale dovranno essere indicati, in particolare, la tipologia dell’evento; le caratteristiche della location; la capienza massima del luogo ove si terrà la manifestazione e il numero di partecipanti previsto; l’individuazione delle vie di fuga, a norma del decreto Ministero dell’Interno 19 agosto 1996, che dovranno essere chiaramente segnalate con appositi cartelli; le dotazioni di personale e di attrezzature e mezzi per il rischio incendio e per l’assistenza sanitaria; le modalità di sbarramento degli accessi e delle uscite.
Per l’organizzazione di un evento pubblico è necessario, inoltre, tenere in considerazione la normativa sull’impatto acustico, di cui alla legge n. 447/95, D.P.R. n. 227/2011, e D.P.R. n. 59/2013: in caso di utilizzo di impianti di diffusione sonora o di manifestazioni ed eventi con diffusione di musica o utilizzo di strumenti musicali, bisogna distinguere il caso in cui non si superino le soglie della zonizzazione acustica comunale dal caso di emissioni superiori ai limiti della zonizzazione: nella prima situazione è sufficiente una mera comunicazione ai fini dell’impatto acustico, da presentare al SUAP; nel caso di superamento dei limiti, sarà necessario ottenere apposita autorizzazione e, a tal fine, l’organizzazione dovrà presentare al SUAP apposita documentazione di impatto acustico redatta da un tecnico competente in acustica, con l’indicazione delle misure previste per ridurre o eliminare le emissioni sonore.
Una volta raccolta tutta la documentazione necessaria e trasmessa telematicamente al SUAP, e definito, così, l’aspetto burocratico per l’organizzazione della manifestazione è possibile iniziare a organizzare, da un punto di vista pratico, la manifestazione: montare il palco e le attrezzature necessarie, nel rispetto del decreto interministeriale 22 luglio 2014, delimitare l’area interessata, individuare le vie di fuga e posizionare l’apposita segnaletica, attivare il personale sanitario e antincendio, attivare il personale necessario per la gestione della sicurezza all’interno della manifestazione (c.d. “steward”).
Si allega vademecum pratico da seguire nell’organizzazione dell’Evento
